選 AI 工具時，免費方案看起來夠用，開始替客戶寫文案才發現額度不足；資料留在對話裡，換工具時也不知道怎麼取回。不要只比較回答好不好看，先把「免費能做什麼、輸出能怎麼用、資料能否取回」寫成可核對的條件。
這篇的學習目標是：用官方文件完成一張三欄選工具表，對一項低風險工作做出「可先試、需確認、暫不適用」的判定。適合個人、工作室與中小企業挑選文字型 AI 工具。前置條件是瀏覽器、文字編輯器與一項具體工作需求；文件查核與本文練習不需要帳號或付費方案。
這是工具選擇的入門實作。若還沒決定要把 AI 放在哪個流程，可先讀中小企業從哪裡開始導入 AI；需要整理網站素材時，再參考首頁、服務頁與 FAQ 事實清單。本文聚焦工具採購前的條件核對，不評比模型寫作能力，也不把單一產品當作所有產品的規則。
一、先寫一項工作，再看工具功能
練習情境：一人工作室想把自行撰寫、可公開的服務介紹整理成三個 FAQ 草稿，最後由自己核對並放進網站。這是教學情境，不是客戶委託案例。需求是少量文字草稿、可保留原始文案、可以帶走整理成果；暫時不放客戶名單、合約、帳務或其他私人資料。
先寫下三個驗收問題：免費方案在你需要的功能上有什麼限制？條款對輸入與輸出的權利如何描述，是否仍需檢查第三方素材？如果之後要換工具，能否取得你需要的資料，取得的格式又是什麼？這三欄各有不同來源，不能用一張價格頁推定全部答案。
若工作要求大量檔案上傳、多人共同管理或自動產製，應另外列為硬條件。這些需求可能直接改變帳號類型、費用與匯出方式，不能從本文的個人文字練習直接延伸。
二、免費額度：查功能，也查限制的單位
本篇以 ChatGPT 個人 Free 方案做文件查核範例。官方 Free 方案 FAQ於 2026-09-24 查核時寫明可使用多種對話及工具功能，也說明檔案上傳、圖片生成、語音、資料分析等可能各有獨立使用限制；預設模型與可用限制可能變動。這不足以承諾「每月固定可產出幾篇文章」。
對本例的 FAQ 文字草稿，可以先標「文件顯示可用於免費試做；實際帳號與當日限制尚未測」。若你的流程一定要上傳五十份檔案、每天定時批次處理，就不能因為免費方案有上傳入口便判定符合需求。先把自己需要的次數、檔案量與尖峰時段列出來，再以實際帳號測，碰到限制也把時間與功能記下。
不要把 ChatGPT 訂閱額度、API 額度及第三方外掛額度混在同一列。本文只核對個人 ChatGPT 的文件；沒有購買方案或測試 API。
三、商用使用：讀條款的適用對象與例外
對台灣等歐洲經濟區、瑞士及英國以外地區的個人服務，OpenAI 使用條款說明：在使用者與 OpenAI 之間，並在法律允許範圍內，使用者保留輸入的權利並擁有輸出。但條款也要求使用者有權提交輸入，並對輸出的準確性與適用性負責；輸出可能不獨特，第三方輸出另有權利界線。這是條款文字的整理，不能簡化成「所有 AI 產物都能無條件商用」。
本例只放自己有權使用的公開服務介紹，將輸出當草稿，逐句核對價格、交期、服務範圍與引用來源；若加入客戶提供的照片、品牌標誌或第三方文章，還要另查該素材的權利及使用範圍。若你使用的是 Business、Enterprise、API 或其他工具，就要回到對應產品與帳號的條款，不要把個人方案條款貼成它們的授權結論。
具體判定：對「自行寫的公開文字→人工核對後成為 FAQ」可列為有條件試用。對「把客戶機密資料直接丟進個人帳號」則先列暫不適用／待確認資料政策與客戶授權。這是本文工作情境的採用決策，不是對個別案件的法律意見或商用安全保證。
四、資料匯出：能下載，不等於能無痛搬家
官方匯出說明列出個人 Free 等已登入帳號可以從設定申請資料匯出，下載 ZIP 可包含對話紀錄及其他帳號資料；Business、Enterprise 等管理型工作區不提供同樣的自助匯出。匯出通知可能需要等待，下載連結會過期。文件也提醒：匯出不能恢復已刪除的對話。
因此本例的「資料帶得走」只能先記為文件顯示個人帳號可申請 ZIP；尚未實際下載與驗收。ZIP 也不等於另一個 AI 工具能一鍵還原所有對話、附件和工作流程。實務上，把重要 FAQ 定稿另存成你能直接編輯的 TXT 或文件，保留原文與修改日期，比只依賴聊天紀錄更容易移轉。
若資料含客戶或帳號資訊，下載檔本身可能敏感；依官方資料控制說明核對可用設定與工作區規則，再決定哪些內容能放入工具。本文的免費練習只用公開且虛構的文字，沒有為使用者申請匯出或改動任何帳號設定。
五、免費小範例：完成三欄決策表
下載 AI 工具三欄查核表（TXT）。檔案包含本次填好的 ChatGPT 個人 Free 文件範例、空白欄位與來源網址。依下列步驟，開官方文件即可重做。
- 寫工作：把自己公開的服務介紹整理成三題 FAQ 草稿。列出不能輸入的資料、預計每週使用次數，以及完成後要保存的檔案格式。
- 開免費方案 FAQ，記產品、帳號類型、查核日期、所需功能、已公布的限制與「文件沒有給出的數字」。本例不把變動的使用限制改寫成固定月額。
- 開適用的使用條款，分開記「輸入權利」「輸出權利」「第三方素材」「人工核對」。在每項結論旁放原始網址；自己不確定的權利先標待確認。
- 開匯出文件，記誰能申請、預期拿到什麼、等待與過期限制。若未登入帳號實際申請，只填「依官方文件」，不要寫成已成功匯出。
- 對照硬條件給一個決策：可先試、需補測，或暫不適用。把下一步要驗證的項目寫出來，並約定下次複查日期。
本例完成後的結論是：可用公開、自有文字先做少量草稿練習；正式放進客戶工作流程前，仍須確認實際額度、個別素材權利、資料處理與所需匯出格式。這不是付費升級建議，也不是對其他 AI 工具的優劣排名。
六、如何驗收，以及常見錯誤
完成標準是另一個人能從表格找到三個官方來源與查核日期，知道每項結論是「文件支持」「本機已操作」還是「待確認」，並能說清楚為什麼只做有條件試用。若表格只有「免費、可商用、可匯出」三個勾，卻沒有產品版本、條款對象、格式與限制，就還不能作採購決定。
常見錯誤有：把免費入口當固定大量額度；把輸出權利寫成所有第三方素材都已獲授權；把 ZIP 匯出當跨平台完整搬遷；只留聊天紀錄而不保存定稿；把文件查閱寫成自己真的操作過產品。發現官方頁面改版時，保留舊查核日期，重新檢查，再更新表格。
本文的文件查核、下載檔與文字練習免費。若日後測試帳號功能，可能受方案、地區、當日限制、登入狀態和管理員設定影響；本文沒有實測個人帳號用量、購買任何額度或申請資料匯出。不要把客戶機密拿來做免費試題。網站文案也要回到可驗收的需求規格，確認內容與交付範圍一致。
你的練習：改選自己考慮的一個 AI 工具，沿用下載表的三欄，只填官方文件確實支持的內容；再用一段完全虛構的資料寫三題 FAQ 草稿，自己驗收是否出現沒有提供的價格或保證。沒有帳號實測時，將使用量與匯出結果保留「未測」。完成後你應該有一份具體的試用／暫緩理由，而不是一個模糊的推薦榜。
來源查核日期：2026-09-24。本文由 AI 協作查閱官方文件並編輯表格，本次操作範圍僅為閱讀官方頁面與填寫文件範例；沒有使用 ChatGPT 個人 Free 帳號完成 FAQ 生成、額度測量或 ZIP 匯出，也沒有真人審稿、客戶成效或課程付費需求資料。